Notes et Réunions

Une grande part du temps d'un entrepreneur en phase d'accélération consiste à mettre en place une équipe et un réseau de partenaires efficaces et cohérents. Cela nécessite de nombreuses discussions et réunions dont il faut savoir tirer le meilleur : moins de temps gaspillé et plus de décisions prises ; voici quelques conseils expérimentés...

Organiser une réunion

C'est dingue le temps qui est perdu en réunion. Et du temps de qualité ! Voici un ensemble de conseils détaillés sur comment s'organiser pour que les réunions soient plus courtes et plus efficaces

Rôles

• Le sponsor : c'est lui qui tient à ce que cette réunion ait lieu ; à défaut, c'est le « plus gradé »

• L‘animateur : idéalement, il change à chaque réunion ; il est nommé à l'avance

• Le rapporteur : il change à chaque réunion ; il prend les notes et envoie le Compte-Rendu

• Les participants : tout le monde

Pour des réunions non récurrentes, le sponsor est généralement l’animateur

Avant la réunion

• L'animateur établit l'Ordre du Jour avec les participants (en personne, ou par email) : actualité majeure, décisions attendues, actions à valider ; puis il envoie une invitation

• L'invitation contient la date, l'heure (avec le fuseau horaire si c'est en ligne), la durée (pas plus de 1h30 sinon les gens décrochent), l'objectif (très important ; prendre 5 minutes de réflexion avec le sponsor) et bien sûr l'Ordre du jour

• Les participants doivent prendre la peine de lire les éventuels supports, doivent préparer une présentation s'ils doivent prendre la parole, et envoient leur présentation la veille aux autres participants

• Les présentations doivent être sur le modèle officiel, avec une seule idée par slide, une police taille 28+, 2 minutes par slide MAX, synthétique au possible. Il faut se mettre à la place de ses interlocuteurs : que veulent-ils savoir, sous quelle forme ce sera le plus clair. Bonus : respecter les ratios d'image et tailles de police

• Exemple en 5 slides : Etat des lieux - Problèmes et solutions - Questions à répondre - Décisions attendues - Actions attendues

Début de la réunion

• Le sponsor doit venir à l'heure (exemplarité) ; il déclenche le démarrage à l'heure, sans attendre les retardataires. Il rRappelle le but de la réunion

• L'animateur rappelle l'ordre du jour, nomme le rapporteur et rappelle que le Compte-Rendu sera envoyé à la fin de la réunion. Il relit le CR de la réunion précédente, déclenche le tour de table de présentation (réunions non internes), puis décide de l'ordre des sujets, les plus difficiles et les plus importants en premier, et déclenche le compte à rebours (smartphone).

• Le rapporteur note la date, l'heure de début effectif, note les participants présents et absents, note l'ordre du jour (copier-coller)

• Puis chaque participant se présentent (réunions non internes) d'une voix forte mais posée, de façon courte et homogène avec les autres, par exemple : "Omar Cissé / Directeur Général / InTouch" ; ils éteignent leurs téléphones (ou au moins les mettent en silencieux, face cachée), et ferment leur ordinateur (ou n'y touchent que pour prendre des notes !)

En cours de réunion

• L'animateur contrôle les temps de parole, surveille le déroulement temporel (compte à rebours par personne), recadre poliment mais fermement les discussions qui dérivent, reformule les points techniques ou compliqués, synthétise les points critiques une fois qu'ils sont terminés (pour faciliter la tâche du Rapporteur), et fait respecter les règles de la réunion

• Le rapporteur note les points critiques seulement : décisions, résultats de négociation, acctions (avec nom et date)

• Les participants surveillent leur propre temps de parole, respectent le temps de parole des autres, s'appuient sur des faits, expliquent en se mettant à la place des autres, cherchent à dégager une logique, répondent "pour de vrai" aux questions, reformulent les points importants entendus, motivent l'auditoire, positivent, prennent leur temps, parlent lentement, écoutent avec leur cœur

A la fin de la réunion

Si l'heure de fin approche, l'animateur le signale (-10 minutes) ; si l'heure de fin arrive et qu'il reste des sujets non critiques, on procrastine (on reporte à la prochaine réunion). Le sponsor fait une conclusion rapide sur le fond, et sur la forme, et le rapporteur finit de noter et envoie immédiatement le Compte-Rendu.

La Charte des Réunions

(A imprimer et afficher dans la salle de réunions ?)

• Préparation la veille

• Invitations avec ordre du jour

• Un animateur nommé

• Démarrage à l’heure

• Un rapporteur qui tourne

• 2 minutes par slide

• Surveiller l’horloge

• Noter décisions et actions

• CR réunion sur le champs

• Eteindre téléphones & PC

• Présentation : prénom, nom, fonction, entreprise (fort&clair)

• Rester centré sur l’objectif

• Etre factuel et logique

• Ecouter avec le cœur

• Parler avec empathie

• Positiver

• Terminer avant l’heure

Prendre des notes

Tout le monde n'a pas eu la chance d'avoir eu des enseignants qui ont vraiment pris le temps d'expliquer comment prendre des notes lorsqu'on participe à une discussion, ou qu'on écoute un expert parler. Voici quelques conseils :

Choisissez votre support : certains préfèrent un cahier et un stylo, d'autres préfèrent un logiciel gratuit comme Microsoft OneNote, SimpleNote, ou même un logiciel sous licence. Le tout c'est d'être à l'aise avec, et de l'avoir toujours sur soi pour s'y référer ou rajouter de nouvelles notes

Faites-le bien. La qualité de vos notes compte pour leur efficacité. Choisissez un beau cahier cartonné, un stylo de qualité, contrôlez votre orthographe et votre écriture...

Ne notez pas tout, personne n'a envie de passer autant de temps à se relire qu'il en a passé en réunion. on note essentiellement

• Les informations nouvelles et utiles

• Les décisions prises (avec le responsable de l'action, l'objectif, le délai, et le degré d'urgence)

• Les bonnes idées à creuser plus tard

• C'est tout ; généralement 1 page par heure maximum

Utilisez des symboles pour marquer les choses importantes

• Par exemple une case à cocher dans la marge pour les tâches

• Par exemple un point d'exclamation dans la marge pour les urgences

• Par exemple un point d'interrogation dans la marge pour les idées intéressantes à creuser plus tard

Relisez-vous ; sinon c'est inutile de prendre des notes. On se relit généralement deux fois : peu de temps après la réunion (le soir ou le lendemain) pour vérifier que toutes les tâches et urgences sont bien prises en compte. On se relit également le lundi matin par exemple, pour vérifier qu'on a bien tout en tête pour la semaine