Formalisation

Formaliser son entreprise, c'est effectuer les déclarations officielles auprès des différents services de l'Etat pour se mettre en conformité avec la loi :

• Choix de statuts pour l'entreprise

• Inscription sur le registre des sociétés

• Déclaration au Trésor Public

• Déclaration auprès des organisations en charge des cotisations maladie, chômage, retraite, formation...

Faut-il se formaliser ? Quand ?

Formaliser une entreprise est un processus de plus en plus facile car les administrations y ont intérêt. Cela reste une démarche pas toujours facile, un peu coûteuse, et surtout cela expose l'entrepreneur à la vue du trésor public et des autres ministères. Cela peut être perçu comme un risque dans certains pays ; dans d'autres pays, c'est de ne pas se formaliser immédiatement qui est un risque.

Il n'en reste pas moins que l'administration n'est pas "à la chasse" aux toutes petites entreprises, et tant que l'ancienneté et les chiffre d'affaire sont modestes, il y a une tolérance qui profite aux entrepreneurs débutants. Mais rester dans l'informel a un coût par ailleurs :

• Manque d'accès aux financements bancaires ou aux investisseurs institutionnels en raison du manque de transparence financière et de la non-conformité aux normes réglementaires.

• Manque de crédibilité de l'entreprise aux yeux des partenaires commerciaux, des clients potentiels et des institutions financières.

• Perte d'Opportunités de contrats avec des entreprises formelles ou des institutions publiques en raison de leur statut non officiel.

• Accès limité aux aux programmes gouvernementaux de soutien aux entreprises, aux services publics ou à d'autres ressources disponibles pour les entreprises officielles.

• Barrières à l'expansion internationale ou l'accès aux marchés internationaux en raison des exigences de conformité et de réglementation.

• Manque de confiance de la part des investisseurs potentiels ou des partenaires commerciaux.

Opter pour la formalisation peut sembler plus coûteux à court terme, mais elle offre souvent des avantages à long terme en termes de croissance, de crédibilité, d'accès au financement et de protection juridique pour l'entreprise.

La réponse précise à "quand faut-il se formaliser" est donc spécifique à chaque entreprise, et demander conseil à des professionnels sur ces sujets est une nécessité pour tout entrepreneur débutant.

Processus de formalisation

Les démarches pour formaliser une entreprise en Afrique peuvent varier d'un pays à l'autre en raison des différences dans les réglementations, les lois et les procédures administratives. Cependant, voici un aperçu général des étapes courantes pour formaliser une entreprise dans de nombreux pays africains :

• Choix de la structure juridique : Avant de commencer le processus de formalisation, décidez du type de structure juridique que vous souhaitez pour votre entreprise. Les options courantes incluent les sociétés à responsabilité limitée (SARL), les entreprises individuelles (EI), les groupements d'intérêts économiques (GIE). Prenez le temps de vous renseigner, car il existe désormais des statuts avantageux destinés à faciliter l'entrepreneuriat dans de nombreux pays.

• Choix du nom de l'entreprise : Sélectionnez un nom unique et approprié pour votre entreprise, en vous assurant qu'il n'est pas déjà utilisé par une autre entreprise dans votre secteur, qu'il est facile à mémoriser et à écrire, et qu'il véhicule une image positive. Idéalement il faut que le nom de domaine associé soit disponible dans votre pays ou en .com

• Rédaction des statuts de l'entreprise : Rédigez les statuts de l'entreprise, qui sont des documents légaux décrivant la structure, les objectifs et le fonctionnement de l'entreprise.

• Enregistrement auprès de l'administration : Enregistrez votre entreprise auprès des autorités gouvernementales responsables de la régulation des entreprises. Cela peut impliquer de remplir des formulaires, de fournir des informations sur la société et de payer des frais d'enregistrement. Depuis quelques années ces démarches ont été accélérées et simplifiées et peuvent être accomplies en quelques jours dans la plupart des pays.

• Obtention d'un numéro d'identification fiscale : Demandez un numéro d'identification fiscale auprès de l'administration fiscale du pays. Cela est nécessaire pour la comptabilité, les déclarations fiscales et les transactions commerciales.

• Ouverture d'un compte bancaire professionnel : Ouvrez un compte bancaire professionnel au nom de l'entreprise pour faciliter les transactions financières. C'est également essentiel à terme pour prouver votre bonne gestion lorsque vous aurez besoin d'un prêt ou d'un financement.

• Autorisations et licences spécifiques : En fonction de la nature de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin d'obtenir des autorisations ou des licences spécifiques. Cela peut inclure des licences professionnelles, sanitaires, commerciales, etc. Parmi les domaines souvent régulés et nécessitant des licences on peut citer la livraison de colis (licence postale), l'émission de crédits ou de prêts (licence bancaire, très difficile à obtenir), l'émission de monnaie électronique, la mise en place de réseaux de télécommunication électroniques, la délivrance de services médicaux ou médicamenteux, les transactions immobilières ou foncières...

• Inscription à la sécurité sociale et aux régimes de retraite : Si nécessaire, inscrivez-vous aux régimes de sécurité sociale et de retraite pour vous-même et/ou vos employés.

• Embauche et contrats de travail : Si vous prévoyez d'embaucher du personnel, assurez-vous de respecter les lois du travail en matière de contrats, de salaires, de conditions de travail, etc.

• Assurances : Si nécessaire, souscrivez des assurances appropriées pour couvrir les risques liés à votre entreprise, que ce soit des risques que votre entreprise peut encourir, ou des risque qu'elle peut faire encourir à des clients, des banques....

Une fois les démarches initiales réalisées, il faut ensuite se "maintenir à jour" :

• Tenue de registres et comptabilité : Mettez en place un système de comptabilité pour suivre les transactions financières de l'entreprise et conserver les registres requis.

• Déclaration d'impôts, de taxes et de cotisations : Comprenez les obligations fiscales et légales de votre entreprise et assurez-vous de soumettre les déclarations fiscales appropriées dans les délais requis.

Il est recommandé de consulter les ressources gouvernementales locales, les chambres de commerce, les cabinets juridiques ou les experts en comptabilité pour obtenir des informations précises sur les démarches à suivre pour formaliser une entreprise dans un pays africain spécifique.