Se gérer soi-même

Le principal ennemi et principal allié de l'entepreneur, c'est lui-même : capacité de concentration, capacité de travail, capacité à prendre des décisions, à gérer son temps, ses priorités, à se remettre en question, à apprendre de façon continue...

Et avant de pouvoir gérer avec succès des équipes, il faut pouvoir donner l'exemple par son propre professionalisme.

Rester concentré

Un entrepreneur est sollicité de toutes part pour produire des contenus commerciaux, financiers, contractuels, mais aussi pour prendre des décisions, rencontrer des partenaires... bref, son agenda est chargé et il est parfois difficile de rester concentré suffusament longtemps pour terminer des tâches importantes.

Parmi de nombreuses autres, voici une petite méthode de gestion du temps connue et simple, qui s'appelle "Pomodoro". Pomodoro signifie Tomate, en italien, en référence au minuteur en forme de tomate qu'on trouve dans de nombreuses cuisines. Elle nécessite justement un minuteur (sur votre smartphone, ou en plug-in dans votre navigateur) et permet d'équilibrer temps de travail et temps de pause.

Vous réglez un minuteur (le "Pomodoro") pour une durée de 25 minutes. Vous travaillez sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne, puis marquez une pause de 5 minutes. Puis vous recommencez sur une autre tâche ou sur la même. Tous les quatre "Pomodoros", vous prenez une pause plus longue, d'environ 15 à 30 minutes.

Liste de tâches

Certains utilisent simplement leurs notes, mais quand les tâches qu'on a déléguées, ou qui nous ont été déléguées sont nombreuses, il est utile de tout rassembler dans une liste unique.

Là encore, il y a l'école papier-stylo, et l'école logicielle, avec des outils comme Google Keep ou Microsoft To Do...

Un entepreneur moderne peut avoir facilement des dizaines de tâches devant lui. Ce nombre est écransant par lui-même... impossible d'avoir tout en tête, et cela crée un stress inutile. Il est donc alors essentiel de prioriser. Cela veut dire trier les tâches par priorité, par exemple : A faire aujourd'hui / A faire cette semaine / A faire plus tard. Ou bien simplement à trier les tâches dans l'ordre dans son logiciel. 

Pour garder sa concentration, l'entepreneur consulte ses tâches chaque matin, et ne doit garder en tête que les tâches du jour.

Mais au-delà du simple tri, il est parfois nécessaire de faire des choix.

Matrices de priorisation

Voici deux façon de classer des tâches pour se concentrer sur les choses vraiment essentielles.

Urgence et Importance

Rajoutez 2 colonnes à votre liste de tâches : la colonne "Urgence" et la colonne "Importance". Une tâche peut être urgente ou pas, importante ou pas.

• Les tâches urgentes et importantes : faites-les, c'est la priorité

• Les tâches urgentes mais pas importantes : déléguez-les à votre équipe

• Les tâches importantes mais pas urgentes : planifiez-les pour plus tard

• Les tâches ni importantes ni urgentes : oubliez-les, vous avez d'autres priorités

Effort et impact

C'est une autre façon de sélectionner ses tâches, qui peut éventuellement être associée à la précédentes :

Rajoutez 2 colonnes à votre liste de tâches : la colonne "Impact" et la colonne "Effort". Une tâche peut être impactante ou moins, et nécessiter un gros effort ou pas.

• Les tâches impactantes à faible effort sont les "quick wins," à faire tout de suite

• Les tâches impactantes nécessitant un gros effort sont à planifier

• Les tâches peu impactantes à gros effort sont à abandonner

• Les tâches peu impactantes à petit effort sont à retravailler pour améliorer leur impact

Matrices affinées

Plutôt que de simples choix binaires par exemple "gros effort / petit effort" on peut affiner légèrement avec 3 niveaux, par exemple "effort lourd, effort moyen, effort faible", avec une note 1, 2, 3, ou 1, 4, 9... et on peut additionner ou multiplier les deux colonnes pour donner une coefficient de priorisation et faire des tris automatiques. 

On peut même se faire une priorisation sur 3 critères, par exemple une tâche à fort impact (3), moyennement urgente (2), à faible effort (3) aura un score de 3x2x3=18.

Ces subtilités sont surtout pertinentes sur des longues listes de tâches, comme par exemple les tâches d'un département.

Prendre des décisions complexes

Dans de nombreux domaines, il y a des choix difficiles car ils reposent sur de nombreux paramètres. Par exemple le choix d'un logiciel comptable doit tenir compte du prix, du nombre d'utilisateurs, de la présence de certaines fonctionnalités, du mode de licence ou d'hébergement, de la possibilité de le paramétrer, de la disponibilité du support technique ou d'experts locaux, etc.

Il est possible d'utiliser un petit tableau décisionnel pour ce genre d'abitrage :

• En colonnes, on met les différents critères (par exemple prix, licence, etc.)

• Sous chaque critère on met un coefficient, par exemple de 1 (pas important) à 4 (très important)

• Sur les différentes lignes, on met les différentes options (par exemple les différents logiciels)

• Ensuite, on remplit chaque case du tableau avec des notes ; on peut par exemple mettre des notes des 0 à 3 : 0 pour "mauvais", 1 pour "bof", 2 pour "bien", et 3 pour "excellent".

• Dans la dernière colonne, on calcule le total pondéré et on trie pour constater la décision finale.

Tous les participants au choix (le fondateur, le comptable, etc.) doivent participer à l'établissement de la liste des critères, détailler quels niveau sont attendus pour les différentes notes, et du choix de leur poids. Ensuite des experts indépendant peuvent effectuer les recherches et les évaluations pour remplir le tableau. On peut éventuellement ajuster certains poids à la fin, ou challenger certaines notes entre décisionnaires et experts pour être tous alignés sur la prise de décision finale.

Prendre de bonnes habitudes

L'être humain est un être d'habitudes. Changer d'habitude est douloureux, mais une fois prises, les habitudes sont faciles à conserver. Il est donc important de prendre (et de donner) de bonnes habitudes régulièrement (mais pas trop à la fois, car c'est trop difficile, on abandonne avant que les habitudes soient prises).

Par exemple

• Traiter tous ses mails en attente avant 10h le matin

• Commencer le travail tous les matins à 8h55 ou avant

• Relire ses notes du jour tous les soirs à 17h

• Répondre à ses messages Linkedin et Whatsapp chaque jour à la pause avant 14h

• Respecter la durée des réunions et les interrompre à l'heure

• Faire 15 minutes de Duolingo chaque matin dans les transports

• Lire un livre professionnel chaque mois

• ...

Modèle de tableau de prise de décision

(à copier dans votre Drive)