Tableaux de bord

Dans l'analogie entre une voiture et une entreprise, le tableau de bord est l'ensemble des informations qui permettent au pilote (le chef d'entreprise) de prendre les bonnes décisions (vitesse, direction...) en fonction de la capacité de son véhicule et de la route (l'environnement commercial). Ces données sont mesurées par des capteurs (les baes de données de l'entreprise) collectées par un système d'information, traitées et présentées façon ergonomies et priorisées au pilote.

Cela permet de décider des achats, des investissements, des budgets, des services et produits à mettre en avant, des éventuels emprunts...

Conception ascendante ou descendante

Il y a deux logiques contraires que l'on peut utiliser simultanément pour obtenir le meilleur de chacune :

• L'approche ascendante consiste à identifier toutes les données disponibles dans l'entreprise, puis de les connecter, de les rassembler, de les trier par importance et utilité, et d'en présenter la synthèse sous forme de tabeau de bord d'indicateurs

• L'approche descendante consiste à lister les décisions que le chef d'entreprise doit prendre, les données dont il a besoin pour les prendre, les connexions nécessaires pour les obtenir depuis les bases de données qui les contiennent.

La première approche est beaucoup plus rapide, mais elle ne produit pas forcément des informations suffisantes pour prendre beaucoup de décisions. La seconde est bien plus rationnelle, mais aussi plus lente et coûteuse, car elle peut impliquer de modifier la collecte de données et le système d'information de l'enteprise.

Le tableau de bord minimal

Dans une très petite entreprise, l'intuition permet encore d'utiliser des indicateurs assez basiques pour ne pas avoir à y consacrer trop de temps. Voici une liste d'indicateurs primaires :

• Solde du compte bancaire (si bancarisé ; comptes mobile money inclus)

• Fichier des dépenses et entrées d'argents, passées et à venir

• Fichier des ventes par canal/produit/client avec totaux par jour, semaine, mois

• Fichier des commandes en cours avec statuts individuels et deadlines

• Fichier des avant-ventes en cours avec statuts individuels et deadlines (en B2B seulement)

Quelques briques essentielles

Un tableau de bord d'entreprise est crucial pour un chef d'entreprise car il fournit une vue d'ensemble des performances de l'entreprise. Pour une TPE (Très Petite Entreprise), les indicateurs clés doivent être simples et focalisés sur les éléments essentiels. Voici des indicateurs importants :

• Chiffre d'Affaires (CA) : Mesure des revenus générés par l'entreprise sur une période donnée.

• Marge Brute : Calcul de la rentabilité en soustrayant le coût des biens vendus du chiffre d'affaires.

• Trésorerie : Solde disponible et capacité à couvrir les dépenses courantes.

• Coût des Ventes : Évaluation du coût nécessaire pour produire ou fournir un produit/service.

• Nouveaux Clients : Suivi du nombre de nouveaux clients acquis sur une période donnée.

• Délais de Paiement : Temps moyen nécessaire pour que les clients règlent leurs factures.

• Rentabilité par Client : Évaluation des revenus générés par chaque client par rapport aux coûts associé

• Taux de Conversion : Mesure le pourcentage de prospects convertis en clients effectifs.

• Coût d'Acquisition Client (CAC) : Calcule le coût nécessaire pour acquérir un nouveau client (marketing, publicité, etc.).

• Taux de Rotation des Stocks : Évalue la rapidité avec laquelle les stocks sont vendus ou utilisés.

• Productivité par Employé : Mesure de la performance individuelle des employés par rapport aux objectifs fixés.

• Taux de Satisfaction Client : Évaluation de la satisfaction globale des clients, souvent à travers des enquêtes ou des retours d'expérience.

• Ratio Endettement : Évaluation de la dette par rapport aux capitaux propres, indiquant le niveau de risque financier.

• EBITDA (Bénéfice Avant Intérêts, Impôts, Dépréciation et Amortissement) : Mesure la rentabilité opérationnelle avant certains éléments non-courants.

• Taux de Rétention Client : Pourcentage de clients existants qui continuent à acheter les produits ou services de l'entreprise sur une période donnée.

Outils pour générer des tableaux de bord

• Excel : la référence historique ; désormais un peu dépassé. Nécessite essentiellement une alimentation manuelle à coups de copier-coller réguliers chronophage. Pour aller un cran plus loin, Microsoft a mis au point le logiciel "PowerBI"

• Google Sheet : a le vent en poupe, mais reste assez basique en terme de tableaux croisés ; un peu d'automatisation par scripts. Pour aller plus loin, Google a mis au point la solution "Looker Studio" (anciennement Google Data Studio)

• Il faut aussi considérer attentivement les modules de tableau de bord qui viennent avec les ERP (Zoho, Odoo, Sage, Cegid...). Ils sont souvent moins souples, mais ils sont directement couplés au système d'information de l'entreprise

• Il existe d'innombrables autres outils, dont certains sont d'une grande complexité, capable de collecter et de traiter de grandes quantités d'informations complexes, mais qui sont hors sujet ici.

Derniers conseils

• Commencez simple. La plupart des "projets de mise en place de tableau de bord" sont finalement abandonnés car l'effort nécessaire à leur alimentation régulière est trop grand.

• Privilégiez la facilité de modification plutôt que l'esthétique : un bon tableau de bord se modifie en permanence en fonction du contexte et de l'expérience du pilote. Quand c'est trop beau, c'est souvent difficile à modifier...

A compléter par des audits

Avoir un bon tableau de bord n'empêche pas d'avoir besoin de creuser certains sujets, sans pour autant vouloir ou pouvoir faire cette analyse tous les mois. Par exemple, le calcul de la marge est complexe, et prend en compte des coûts lointains... on ne le fait pas tous les mois. La veille concurrentielle, avec le relevé des prix de tous les concurrents est également coûteuse en énergie, on ne la fait pas non plus tous les mois. Idem avec la mesure de la notoriété de la marque auprès du public, ou la performance de tous les salariés, etc.