Finances simplifiées

La finance d'une entreprise, la comptabilité, les états financiers, les déclarations, taxes, impôts, contrôle de gestion, ... tout ça peut faire peur à l'entrepreneur débutant. Il faut savoir que les exigences en matière de gestion financière sont très progressives (évidemment, ça peut varier d'un pays à l'autre).

La raison d'être de la comptabilité n'est pas de permettre à l'Etat de vous faire payer des impôts ou des taxes. Même si votre activité est informelle, il est essentiel de tenir un minimum de comptabilité pour garder le contrôle et piloter votre entreprise. Par exemple pour savoir si vous pouvez faire crédit à un client ou si vous ne devriez pas ; pour savoir si vous pouvez acheter un équipement ou s'il vaut mieux attendre ; pour savoir si vos prix de vente vous permettent de vivre ou si vous creusez votre tombe...

En résumé

En dessous de 20.000 $/an environ (15 millions CFA), on peut faire de la comptabilité simplifiée. On l'appelle aussi "Compta de trésorerie", ou Système Minimal de Trésorerie (SMT).

Il suffit d'un tableau Excel (nous recommandons Google Sheets pour la possibilité de collaboration à distance, et la protection contre les pannes ou les vols d'ordinateurs). Mais un cahier et un stylo, ça marche aussi !

Dans ce tableau, on va noter toutes les recettes (argent gagné) et les dépenses de l'entreprise. Pour cela il suffit de quelques colonnes :

• Date de la recette ou de la dépense

• Est-ce une recette ou une dépense

• Montant reçu ou payé

• Mode de paiement (Wave, cash, Orange Money, virement bancaire, dette...)

• Raison de la recette (produit ou services vendus) ou de la dépense (produits ou services achetés)

• Qui est le client ou le fournisseur (avec un numéro de téléphone ou un email si possible)

Et c'est tout !

Bien sûr, en plus de ce tableau, il faut conserver un classeur ou un dossier où pour chaque nouvelle ligne, on empile par ordre chronologique le document papier qui correspond : facture du fournisseur, ou une copie de votre propre facture au client, ouun autre document qui montre que la dépense ou la recette n'a pas été inventée et que l'on peut donc faire des vérifications plus tard.

Conséquences

Ce type de comptabilité n'est généralement accepté par l'Etat que pour des très petites entreprises, mais il permet aux entreprises du secteur informel d’avoir un minimum d’organisation comptable, afin de renforcer leur crédibilité, notamment envers les banques.

A ce sujet, il est important de noter que si l'entrepreneur veut pouvoir obtenir des prêts de la banque pour financer son fond de roulement (l'argent nécessaire pour continuer à travailler entre le moment ou les produits ou services sont fabriqués ou achetés, et le moment où le client les paie), il lui est recommandé de placer la plupart de ses recettes et dépenses sur un compte bancaire. La banque qui voit passer ces transactions considérera l'enterpreneur comme "connu", et sera moins frileuse pour lui prêter de l'argent.

Cette approche n’impose aucun des états financiers classiques (bilans, comptes de résultats, etc.), car il suffit de faire la différence entre les recettes et les dépenses pour obtenir le résultat de l’entreprise.

L’entreprise peut opter pour ce système tant que son chiffre d’affaire reste inférieur à un certain seuil, lequel seuil est fixé en fonction de la nature de l’activité. Voici par exemple les règles de l'OHADA en la matière.

Et après ?

Au-delà de ce seuil, il y a d'autres exigences plus lourdes, mais généralement pas encore trop complètes. En général il faut rajouter un Bilan comptable, et un Compte de Résultat simplifié. Mais plus vous allez grandir, plus vous aurez la capacité à vous entourer d'experts et de financiers.

En particulier, il y a beaucoup de comptables qui travaillent à distance, et qui pour quelques jours de travail par mois vont vous tenir une comptabilité propre et claire. 

Il n'y a pas plus simple ?

Si. Si vous débutez et que la gestion de l'argent vous fait peur, que vous n'êtes pas à l'aise avec Excel ou même que le calcul n'est pas votre fort, voici quelques règles fondamentales à respecter pour survivre en tant qu'entrepreneur :

L'argent de votre business n'est pas à vous. Pour manger, pour le loyer de votre maison ou pour l'hôpital, vous pouvez seulement dépenser votre bénéfice ; sinon votre entreprise va mourir très vite. Vous devez garder votre argent et celui de votre entreprise à des endroits séparés. Par exemple la poche gauche et la poche droite. 

Il y a trois façons de dépenser l'argent de votre entreprise :

1. 1. En payant ce qui est nécessaire pour faire vos ventes. Par exemple les pommes de terres pour votre restaurant, le salaire du cuisinier, le stock, ou le loyer de l'entreprise. C'est le fond de roulement (on dit aussi les "dépenses", plus simplement). C'est le plus important.

   2. Dans des choses qui vous rapporteront peut-être de l'argent plus tard. Par exemple un frigo pour votre restaurant, ou un commercial. C'est de l'investissement. C'est important à long terme pour faire grandir votre entreprise.

   3. En mettant de l'argent dans votre poche personnelle pour manger, vous soigner, ou pour faire des économies. C'est votre salaire, ou votre bénéfice. C'est là que vous devrez faire des économies si besoin.

Si vous ne savez pas trop calculer, pour gérer votre fond de roulement, ayez une petite boite ou enveloppe pour chaque dépense mensuelle (une pour le loyer, une pour le stock, etc.). Et quand vous vendez, vous répartissez l'argent dans les différentes boites ; Par exemple si vous vendez une pizza, vous mettez l'argent dans la boite des courses au marché, et un petit peu dans celle du loyer. Quand les boites sont pleines (avec autant d'argent que vous en avez besoin chaque mois), l'argent des ventes qui restent est pour vous jusqu'à la fin du mois. Vous pouvez le dépenser ou le réinvestir dans l'entreprise pour améliorer ses ventes.

A ce stade, vous n'êtes sans doute ni formalisé, ni déclaré, ni imposé ; c'est très bien comme ça. Mais avant de pouvoir aller voir une banque ou un investisseur formel, il faudra l'avoir fait.